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Há três ferramentas na GESTÃO DE PESSOAS que fazem com que os colaboradores desempenhem melhor suas atribuições.

Estas ferramentas facilitam os processos, a delegação das atividades, e o gestor pode se ausentar mais da empresa ou do seu setor e as coisas andarem melhor.

E quais são essas TRÊS ferramentas?

 
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  • A primeira delas são os MANUAIS OU POLÍTICAS GERAIS;
  • A segunda é a DESCRIÇÃO DAS FUNÇÕES;
  • A a terceira é a PADRONIZAÇÃO OU PROCEDIMENTAÇÃO DAS ROTINAS de cada setor.

1) MANUAIS OU POLÍTICAS GERAIS

É humanamente impossível lembrar de tudo o que um colaborador precisa saber quando ele entra na empresa. Se isso acontece na sua empresa é muito provável que você ainda não tenha bem fundamentada esta ferramenta que são os
Manuais ou as Políticas Gerais da Empresa.


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E como essas ferramentas, via de regra, são estruturadas?

Elas são chamadas de Manual do Colaborador; Manual de Integração; Código de Ética ou Conduta; Políticas Interna; Manual de Comunicação, entre outros.


E o que é importante ter nesses documentos: o histórico da empresa, o organograma, missão, visão, valores ou propósitos, crenças e condutas esperadas, normas da empresa, direitos e deveres, benefícios.


Nesses documentos precisam constar todas as informações que são para todos os colaboradores, independentemente da função que exercem.


E dentro desses documentos existem dois tipos de informações: as "Informações em si", que são aquelas informações a título de conhecimento de como funciona determinada rotina da empresa e o outro tipo de informação, são as "Competências Organizacionais", ou seja, aquelas competências ou comportamentos esperados de todos os colaboradores. Dentro dessas competências organizacionais estão os valores, as condutas ou comportamentos.


E por que essas duas informações se dividem? Porque essas informações organizacionais podem ser usadas também nas competências comportamentais do colaborador. Ou seja, você pode traduzir, por exemplo, os valores da empresa dentro das competências comportamentais dos colaboradores e as informações em si, que são informações a título de conhecimento para o colaborador de como funciona determinada rotina dentro da empresa.


2) DESCRIÇÃO DE FUNÇÕES 

Você já deve ter ouvido algum colaborador falar que não sabia que tinha de fazer determinada tarefa, ou muitas vezes, dizer que não vai fazer determinada tarefa porque não é da sua função. Se acontece com você é porque sua empresa ainda não está bem estruturada a Descrição de função, pois esta é a ferramenta fundamental e básica para a Gestão de Pessoas.



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Antes de você pensar nas Descrições de Funções é importante ter claro quais são os PROCESSOS da empresa.


Tomando como exemplo uma loja de varejo, quais são os processos que via de regra as empresas possuem? O Estoque, Vendas, o Caixa, o Administrativo, o Setor de Compras. Enfim, você define quais são os setores ou departamentos de cada empresa.


A seguir, têm as funções, de Gerente, de Vendedor, de Caixa, entre outros. Você tem quais são os seus principais processos e quais são as funções que a sua empresa possui.


Depois de feito isso, você pega cada um desses processos, e eu vou tomar como exemplo o Setor de Compras, e você faz um macro fluxo do que compõem o processo de compras, ou seja, o que fazer, e você vai detalhando os macro processos dentro do processo de Compra. Com base nisso, você vai definir quem faz aquelas atribuições do setor de compras.

Pode ser que seja só o comprador, pode ser que seja o gerente ou comprador. Você define quem faz esses processos, e na sequência, define as responsabilidades ou atribuições de cada um, com base nesse fluxograma que você tá vendo nesse exemplo:

Tendo esse detalhamento facilita você pensar os processos que envolvem aquele departamento, ou aquele processo dentro da organização.


Se você ainda não fez a Descrição de Função é importante que você faça esse macro fluxo antes, para você ter um alinhamento melhor de tudo o que o colaborador precisa fazer. Feito isso, você define quais são as competências para fazer essas atividades. E quais são as competências tomando como exemplo o Setor de Compras que estamos acompanhando?


  • São as COMPETÊNCIAS TÉCNICAS: Conhecimentos e Habilidades;
  • as COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS;
  •  e também os RESULTADOS.


Em geral, algumas empresas conseguem medir o resultado, outras não. Quem consegue medir individualmente os resultados pode incluir também na
Descrição de Função quais são os resultados esperados em se tratando de conhecimento, de treinamento dentro de uma organização.


Dentro do Conhecimento Técnico existem dois tipos de conhecimentos:

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  • o primeiro é o CONHECIMENTO OBJETIVO-é um conhecimento formal e sistemático de todas as rotinas ou processos e elas podem ser escritas para serem melhor compartilhadas e aperfeiçoadas. Quando menciono escrito, significa dizer que deve ser formalizado, gravar um vídeo, enfim, você pode tangibilizar aquele conhecimento.
  • o segundo é o CONHECIMENTO SUBJETIVO- Difícil de ser escrito, de ser formalizado, porque aquilo que acontece na prática são as habilidades técnicas, algum tipo de destreza que a pessoa tem. A gente costuma dizer que esse tipo de conhecimento pode ser traduzido como Know How, ou seja, são aquelas informações, aquele tipo de conhecimento que dificilmente você consegue tangibilizar.


E quais são os passos da Gestão do Conhecimento?


Primeiro você precisa aprender a fazer determinada atribuição, depois você padroniza e através desse conhecimento subjetivo, através da prática, você melhora o conhecimento objetivo, e aqui nós vamos falar do conhecimento objetivo que é aquilo que você pode descrever, formalizar no processo de detalhamento das Descrições de Funções das atribuições dos colaboradores.

3) PADRONIZAÇÃO OU PROCEDIMENTAÇÃO DAS ROTINAS

Eu não sei se já aconteceu com você, mas pelo menos comigo já aconteceu de iniciar o trabalho numa empresa e não saber por onde começar e nem a pessoa que está te orientando, muitas vezes, sabe o que precisa fazer. Isso é muito difícil e muito ruim, porque a margem de erro é muito grande quando você não tem a mínima noção do que você precisa fazer e para estas situações esta prática ajuda muito.

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Tomando como exemplo do Setor de Compras, o que seria a padronização?


Definidas quais são as responsabilidades do Setor de Compras, o como fazer cada uma dessas responsabilidades, nada mais é do que você padronizar as rotinas que você descreveu dentro daquele processo. Escrever é você detalhar quais são os passos de como fazer - é a receita bolo.

Nesse exemplo vou detalhar cada um desses processos que eu defini que eram as responsabilidades desse setor.

Falando em padronização existem dois tipos de conhecimento que você pode sistematizar, descrever, detalhar.

O primeiro deles é o conhecimento da função, ou seja, as competências necessárias para o desempenho da função, aquilo que precisa ser feito.

O segundo são os conhecimentos dos produtos, ou seja, aquilo que vende ou que produz.


A maneira de como eu posso padronizar é feita através de procedimentos, através de tutoriais, ou através de desenhos, ou qualquer outra forma que formalize aquele procedimento de modo que permaneça em benefício da organização e não da pessoa que está executando.


É comum, por exemplo, quando a pessoa sai da empresa levar consigo todo conhecimento sobre determinada atribuição ou tarefa, e depois, o tempo que outra pessoa leva para descobrir tudo aquilo que precisa ser feito leva muito mais tempo e perde-se muito dinheiro com isso.


A tecnologia de hoje facilita muito a descrição dos procedimentos, porque não necessariamente você precisa escrever, você pode gravar um tutorial, fazer um vídeo e gravar todo o processo. É claro que também demanda recursos para depois armazenar as informações e distribuir, disponibilizar às pessoas esse segundo conhecimento.


Como você pode padronizar ou sistematizar? Através do detalhamento técnico ou uma ficha técnica, por exemplo, você pode detalhar o que é o produto, quais são suas cores, então você pode fazer uma espécie da ficha técnica do produto. Quando um colaborador entra na empresa, quando você precisa treinar, é muito mais fácil você ter essas ferramentas já estruturadas.


Essas são as três ferramentas que podem ajudar você a fazer os colaboradores desempenharem melhor as suas rotinas no seu dia a dia dentro das organizações.


Políticas ou Manuais são as informações gerais, ou seja, todas aquelas informações que os colaboradores precisam saber sobre a empresa. Depois, as descrições de funções, que você pode traduzir em responsabilidades, competências técnicas e comportamentais, ou resultado, e depois, a padronização que é a procedimentação de todas as rotinas de como fazer detalhadamente cada processo da organização.


Quem souber se utilizar essas três ferramentas certamente vai ter muito mais facilidade para contratar, para treinar, para fazer todo o desenvolvimento do colaborador, e consequentemente, implementar as demais ferramentas de Gestão de Pessoas na Organização.

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